AIを入れる前に、
業務の棚卸しをどうやるか

粒度を間違えると、棚卸しは失敗する

棚卸しでよくある失敗は、粒度が粗すぎることです。「経理」「営業」「総務」と書いた紙を前にしても、次の一手は出てきません。

逆に細かすぎても止まります。「メールを開く」「件名を読む」まで割ると、書き出す作業自体が終わりません。

ちょうどよい粒度は、「誰かに引き継ぐとき、1行で説明する単位」です。「請求書を作って送る」「勤怠の締めを確認する」「問い合わせに一次返信する」。この単位なら、任せられるかどうかを判断できます。

書き出すのは4列だけ

項目を増やすと埋まりません。次の4列で足ります。

4列目が要です。ここが「外に出ていく」業務は、AIに実行させず準備までにとどめます。判断の根拠は「AIにどこまで任せるか」の線引きに書きました。

「誰が」を個人名で書く理由

役職で書くと、属人化が見えなくなります。「経理担当」と書けば組織として機能しているように見えますが、実際には特定の一人しかできない、という状態が隠れます。

個人名で書くと、同じ名前が並ぶ列が出てきます。そこが止まったときに会社が困る場所です。

私は人事・労務の実務を約20年、管理部門の新設を2社で担当してきました。棚卸しをして最初に出てくるのは、たいてい「この人が休むと止まる業務」の存在です。

属人化の正体は、手順ではなく判断基準

属人化した業務をAIに任せようとすると、多くの場合ここで止まります。手順は書き出せるのに、判断基準が書けないのです。

「この請求書は承認してよいか」「この問い合わせは誰に回すか」。ベテランは即答しますが、なぜそう判断したかを説明できないことがあります。

これはAI導入の障害ではなく、棚卸しが生んだ最大の収穫です。判断基準が言葉になっていない業務は、人がやっていても品質が安定しません。引き継ぎもできません。

AIに任せるかどうかにかかわらず、ここを言語化する価値があります。

棚卸しの後、どこから着手するか

書き出したら、次の2つを満たす業務を1つだけ選びます。

最初から一番大きな業務を狙わないことです。小さく動かして、社内に「使える」という実感が残るほうが先に進みます。

30分でできる最小版

全社の棚卸しは負担が大きいので、まず1部署・1週間分で試してください。

その週に実際にやった業務だけを、4列で書き出します。網羅を目指さないことです。思い出せないものは、その週に発生していないか、重要度が低いかのどちらかです。

この最小版でも、同じ名前が並ぶ列と、判断基準が書けない業務が見えてきます。