議事録を自動化すると、
会社の何が変わるか

時間短縮は、入口にすぎない

弊社では、議事録の作成時間が30分から3分になりました。

この数値は議事録の作成に限った実測値です。他の業務の所要時間には当てはまりません。

数字としては分かりやすいのですが、27分が浮いたことより大きい変化があります。議事録が「省略されないもの」に変わることです。

本当の問題は、書く時間ではなかった

議事録が負担な会社では、たいてい次のことが起きています。

3番目が最も損害が大きい変化です。決まったはずのことが、1か月後に「そんな話でしたか」となります。

自動化すると、書く負担が消えるので3番目がなくなります。短い打ち合わせでも記録が残ります。

担当と期限が、機械的に抽出される

人が書く議事録は、話の流れをなぞりがちです。読み返しても「で、誰が何をいつまでに」が分かりません。

自動化するときは、要約とは別に担当・期限・決定事項の3つを固定の項目として抜き出す形にします。項目が固定されるので、書く人によるばらつきがなくなります。

会議の質そのものも変わります。抽出結果に担当が入らない議題は、実は何も決まっていない議題です。それが毎回見えるようになります。

自動化してはいけない一手

議事録の工程で、やり直せないのは1つだけです。参加者への配布です。

文字起こし、要約、担当と期限の抽出。ここまでは何度でもやり直せます。誤りがあっても直せばよいだけです。

しかし一度配布すると取り消せません。誤った決定事項が配られると、その後の判断が全部ずれます。

したがって、配布の直前に人を置きます。それ以外は都度の確認を求めません。この線の引き方は「AIにどこまで任せるか」の線引きに書きました。

導入の順序

2から4へ一気に進めないことです。何回直したかが、任せてよいかの判断材料になります。直しがゼロに近づいてから範囲を広げます。

効果が出ない場合

議事録を自動化しても変化がない会社もあります。その場合、原因は議事録ではありません。

決まったことが実行されない、担当が動かない、期限が守られない。これは記録の問題ではなく、権限と責任の設計の問題です。議事録を整えても解決しません。

その状態であれば、先に手をつけるべき場所が別にあります。